Ako si vybrať CMS pre firemnú webstránku

Výber redakčného systému patrí medzi najdôležitejšie rozhodnutia pri príprave firemnej webstránky. CMS ovplyvní nielen spôsob pridávania obsahu, ale aj bezpečnosť, možnosti ďalšieho rozvoja, náklady na údržbu a závislosť firmy od konkrétneho dodávateľa.

Najlepší CMS preto nie je automaticky ten najznámejší alebo najpoužívanejší. Správnou voľbou je systém, ktorý zodpovedá cieľom firmy, schopnostiam jej zamestnancov a plánovanému vývoju webu.

Čo je CMS a prečo na jeho výbere záleží

CMS, teda systém na správu obsahu, umožňuje vytvárať, upravovať a publikovať texty, obrázky, dokumenty alebo ďalšie informácie bez potreby ručne meniť zdrojový kód stránky.

Samotný vzhľad webu zabezpečuje šablóna alebo téma, zatiaľ čo CMS spravuje obsah, používateľov, navigáciu a funkcie stránky. Vzhľad možno neskôr zmeniť, ale nevhodne navrhnutá štruktúra obsahu alebo zle zvolený systém sa odstraňujú podstatne ťažšie. Oddelenie dizajnu od obsahu patrí aj medzi základné princípy šablón v Joomla.

Výber CMS môže ovplyvniť:

• ako jednoducho budú zamestnanci aktualizovať obsah,
• či bude možné vytvoriť viacjazyčný web,
• ako sa nastavia používateľské oprávnenia,
• aké rozšírenia a integrácie bude možné použiť,
• ako náročné budú aktualizácie a zabezpečenie,
• či bude možné web v budúcnosti rozšíriť.

Najskôr definujte účel firemnej webstránky

Pred porovnávaním konkrétnych systémov si treba ujasniť, čo má web pre firmu robiť. Iné požiadavky má jednoduchá prezentačná stránka a iné rozsiahly portál s klientskou zónou.

Základom môže byť odpoveď na niekoľko otázok:

• Má web iba predstavovať firmu a jej služby?
• Má získavať nové dopyty alebo objednávky?
• Bude obsahovať katalóg produktov?
• Potrebuje firma blog, aktuality alebo prípadové štúdie?
• Budú na stránke dokumenty na stiahnutie?
• Má byť web dostupný vo viacerých jazykoch?
• Budú sa prihlasovať zákazníci, obchodní partneri alebo zamestnanci?
• Má byť web prepojený s CRM, účtovným systémom, rezervačným systémom alebo e-shopom?

Čím presnejšie sú požiadavky definované, tým jednoduchšie možno vylúčiť nevhodné riešenia.

Zohľadnite počet správcov a spôsob publikovania

Pri malej firemnej stránke môže všetok obsah spravovať jedna osoba. Vo väčšej organizácii však môžu texty pripravovať viacerí autori, pričom ich pred zverejnením kontroluje editor alebo vedúci oddelenia.

V takom prípade je potrebné preveriť, či CMS podporuje:

• používateľské skupiny,
• rozdielne úrovne prístupu,
• obmedzenie prístupu k vybraným častiam webu,
• koncepty a plánované publikovanie,
• históriu úprav,
• schvaľovací proces.

WordPress obsahuje prednastavené roly administrátora, editora, autora, prispievateľa a odberateľa. Joomla ponúka podrobný systém ACL, v ktorom možno nastavovať oprávnenia pre skupiny používateľov, jednotlivé časti administrácie aj konkrétny obsah. Drupal podporuje komplexné roly, oprávnenia a redakčné workflow, napríklad postup od konceptu cez kontrolu až po publikovanie.

Pre firemný web nie je dôležité iba to, či systém umožňuje vytvoriť používateľa. Podstatné je, či mu možno prideliť presne tie oprávnenia, ktoré potrebuje, bez prístupu k citlivým nastaveniam.

Porovnávajte funkcie jadra, nie iba počet rozšírení

Takmer každý moderný CMS možno rozšíriť pomocou pluginov, modulov alebo ďalších doplnkov. Veľké množstvo dostupných rozšírení však automaticky neznamená, že bude web kvalitnejší.

Každé ďalšie rozšírenie môže priniesť:

• nové bezpečnostné riziko,
• konflikt s iným doplnkom,
• spomalenie stránky,
• dodatočné licenčné náklady,
• problémy pri budúcej aktualizácii.

Preto je výhodné, keď CMS obsahuje čo najviac potrebných funkcií priamo v základnej inštalácii.

Joomla má v jadre pokročilú správu používateľov, vlastné polia, viacjazyčnosť, redakčné workflow, správu menu, SEO nastavenia a ďalšie funkcie vhodné pre komplexnejšie firemné weby. Súčasná generácia Joomla 6 uvádza aj viac než 70 jazykových balíkov, zabudované SEO nástroje, vlastné polia, workflow a pokročilú správu oprávnení.

WordPress sa orientuje na jednoduchosť publikovania, prácu so stránkami a článkami a rozsiahly ekosystém tém a pluginov. Jeho oficiálna dokumentácia zdôrazňuje jednoduché publikovanie, plánovanie obsahu a možnosť dopĺňať funkcie prostredníctvom tisícov pluginov.

Drupal je určený najmä pre projekty s komplexnými obsahovými modelmi, veľkým množstvom údajov, pokročilými workflow a hlbokým prepojením s ďalšími systémami. Oficiálna charakteristika ho uvádza ako riešenie pre vládu, univerzity, médiá a rozsiahle podnikové platformy.

Myslite na budúci rozvoj webu

Firemná stránka sa môže postupne rozšíriť o:

• katalóg produktov,
• rezervačný systém,
• zákaznícku zónu,
• intranet,
• viacjazyčný obsah,
• pracovné ponuky,
• databázu pobočiek alebo zamestnancov,
• e-shop,
• prepojenie s externými aplikáciami.

CMS by preto nemal vyhovovať iba aktuálnemu zadaniu. Mal by poskytovať dostatočnú rezervu pre rozvoj počas nasledujúcich rokov.

Joomla sa často používa práve ako stredná cesta medzi jednoduchým publikačným systémom a náročnou podnikovou platformou. Odborná literatúra uvádza využitie Joomla pre firemné weby, vzdelávacie portály aj rezervačné systémy a upozorňuje na možnosti vlastných polí, oprávnení, viacjazyčnosti, rozšírení a šablónových úprav.

Pri plánovaní však netreba pridávať funkcie iba preto, že ich CMS umožňuje. Každá funkcia by mala vychádzať z reálnej potreby firmy.

Preverte viacjazyčnosť

Pre firmu pôsobiacu na zahraničných trhoch môže byť viacjazyčnosť jedným z rozhodujúcich kritérií.

Nestačí preveriť iba možnosť preložiť jednotlivé stránky. Dôležité je aj to, ako systém spravuje:

• jazykové verzie menu,
• kategórie a vlastné polia,
• kontaktné formuláre,
• systémové texty,
• adresy jednotlivých stránok,
• prepojenie zodpovedajúcich jazykových verzií.

Joomla poskytuje viacjazyčnosť priamo v jadre. Drupal umožňuje prekladať obsahové typy, polia, menu, bloky, taxonómiu, používateľov aj formuláre. WordPress je dostupný v mnohých jazykoch, ale vytvorenie viacjazyčného obsahu sa pri bežnej inštalácii často rieši doplnkovým rozšírením alebo službou.

Nepodceňujte bezpečnosť a aktualizácie

Žiadny CMS nie je bezpečný bez pravidelnej údržby. Zabezpečenie stránky závisí od samotného systému, použitých rozšírení, servera, hesiel aj práce administrátora.

Pred výberom CMS treba zistiť:

1. Ako často vychádzajú bezpečnostné aktualizácie?
2. Ako jednoducho sa aktualizuje jadro systému?
3. Ako sa aktualizujú šablóny a rozšírenia?
4. Je možné vytvárať automatické zálohy?
5. Existuje dostatok odborníkov, ktorí dokážu systém spravovať?
6. Ako dlho sú podporované jednotlivé verzie?

Pri rozšíreniach treba kontrolovať ich pôvod, pravidelnosť aktualizácií, kompatibilitu a dostupnosť podpory. Bezpečnostné odporúčania Joomla radia používať čo najmenší počet rozšírení, vyberať riešenia od dôveryhodných vývojárov a pravidelne ich aktualizovať.

Dôležitý nie je iba spôsob vytvorenia webu, ale aj plán jeho údržby po spustení.

Skontrolujte SEO, výkon a prístupnosť

CMS môže poskytnúť nástroje na optimalizáciu, ale sám o sebe nezaručí dobré výsledky vo vyhľadávačoch. Tie závisia aj od kvality obsahu, technického spracovania, rýchlosti a štruktúry stránky.

Pri hodnotení systému treba preveriť:

• možnosť upravovať názvy stránok a meta popisy,
• vytváranie zrozumiteľných URL adries,
• správu presmerovaní,
• generovanie mapy stránok,
• rýchlosť načítania,
• podporu vyrovnávacej pamäte,
• responzívne zobrazenie,
• prístupnosť pre používateľov so zdravotným znevýhodnením.

Joomla 6 má zabudované SEO nástroje, správu cache a predvolené šablóny navrhnuté s ohľadom na požiadavky WCAG 2.2 AA. WordPress podporuje základné SEO nastavenia a podrobnejšia optimalizácia sa často dopĺňa pluginmi.

Výsledný výkon však výrazne ovplyvní aj kvalita šablóny, množstvo rozšírení, optimalizácia obrázkov a parametre hostingu.

Rozhodnite sa medzi otvoreným a prenajímaným systémom

CMS možno prevádzkovať na vlastnom hostingu alebo využívať ako službu u konkrétneho poskytovateľa.

Open-source CMS

Joomla, WordPress a Drupal sú dostupné ako open-source systémy. Firma má prístup k zdrojovému kódu, môže si vybrať hosting a nie je viazaná na jediného dodávateľa.

Výhodou je väčšia kontrola nad:

• obsahom a databázou,
• technickým riešením,
• výberom hostingu,
• rozšíreniami,
• budúcim presunom stránky.

Nevýhodou je potreba zabezpečiť aktualizácie, hosting, zálohovanie a technickú správu.

Prenajímané cloudové riešenie

Pri službe typu SaaS zabezpečuje hosting, aktualizácie a technickú prevádzku poskytovateľ. Takéto riešenie môže byť vhodné pre jednoduchý web, ktorý potrebuje firma spustiť rýchlo a bez vlastného technického správcu.

Treba však preveriť možnosti exportu údajov, dostupnosť vlastných úprav, pravidelné poplatky a závislosť od poskytovateľa.

Porovnajte celkové náklady, nie iba cenu systému

Open-source CMS môže byť bezplatný, ale vytvorenie a prevádzka firemného webu bezplatné nie sú.

Do rozpočtu treba zahrnúť:

• analýzu a návrh stránky,
• grafický dizajn alebo šablónu,
• programovanie a konfiguráciu,
• platené rozšírenia,
• hosting a doménu,
• bezpečnostnú ochranu,
• zálohovanie,
• aktualizácie,
• technickú podporu,
• školenie zamestnancov,
• budúce úpravy.

Lacnejší systém môže byť v konečnom dôsledku drahší, pokiaľ si vyžaduje veľa doplnkov, časté zásahy programátora alebo náročné aktualizácie.

Ktorý CMS môže byť vhodný pre konkrétnu firmu

Nasledujúce rozdelenie je iba orientačné. Konečné rozhodnutie musí vychádzať z konkrétneho projektu.

WordPress je vhodný najmä tam, kde je prioritou rýchle vytvorenie stránky, jednoduché publikovanie a veľký výber pluginov a tém.

Joomla je vhodná pre firemné weby, ktoré potrebujú dobrú správu obsahu, viacjazyčnosť, používateľské oprávnenia, vlastné polia a možnosť ďalšieho rozširovania bez toho, aby museli smerovať k veľmi náročnej podnikovej platforme.

Drupal sa uplatní pri rozsiahlych projektoch s komplikovanými obsahovými modelmi, schvaľovacími procesmi, veľkým počtom používateľov a integráciami s podnikovými systémami.

CMS si pred rozhodnutím prakticky vyskúšajte

Papierové porovnanie nemusí odhaliť problémy, ktoré sa ukážu až pri každodennej práci. Pred definitívnym rozhodnutím je vhodné pripraviť menší prototyp.

Počas testovania skúste:

• vytvoriť typický firemný článok,
• pridať obrázky a dokumenty,
• vytvoriť novú položku menu,
• nastaviť používateľa s obmedzenými právami,
• pripraviť koncept a schváliť jeho publikovanie,
• vytvoriť druhú jazykovú verziu,
• nainštalovať a aktualizovať rozšírenie,
• vytvoriť a obnoviť zálohu.

Systém by si mal vyskúšať aj budúci správca obsahu, nielen vývojár. Technicky výkonný CMS nemusí byť správnou voľbou, ak ho zamestnanci nebudú vedieť alebo chcieť používať.

Najčastejšie chyby pri výbere CMS

Výber iba podľa popularity

Najpoužívanejší systém nemusí najlepšie zodpovedať konkrétnym požiadavkám firmy.

Rozhodovanie podľa vzhľadu šablóny

Podobný dizajn možno vytvoriť vo viacerých systémoch. Dôležitejšia je správa obsahu, údržba a rozšíriteľnosť.

Ignorovanie budúceho rozvoja

Web navrhnutý iba podľa dnešných potrieb môže o niekoľko rokov vyžadovať úplné prepracovanie.

Príliš veľa rozšírení

Množstvo pluginov zvyšuje nároky na aktualizácie, výkon aj bezpečnosť.

Chýbajúci plán údržby

Web potrebuje pravidelné aktualizácie, kontrolu, zálohovanie a obnovu po prípadnej poruche.

Záver

Univerzálne najlepší CMS neexistuje. Menšej firme môže vyhovovať jednoduchý WordPress alebo cloudová služba, zatiaľ čo viacjazyčný firemný portál s viacerými správcami môže byť vhodnejšie vytvoriť v Joomla. Pri rozsiahlych podnikových projektoch s komplexnými procesmi môže byť správnou voľbou Drupal alebo individuálne riešenie.

Rozhodovať by nemala iba cena, popularita ani vzhľad dostupných šablón. Dôležité sú podnikateľské ciele, štruktúra obsahu, používatelia, bezpečnosť, možnosti rozvoja a celkové náklady počas celej životnosti webstránky.