Najčastejšie chyby pri výbere CMS

Výber redakčného systému ovplyvní nielen vzhľad pripravovaného webu, ale aj jeho budúcu správu, bezpečnosť, prevádzkové náklady a možnosti rozvoja. Nevhodne zvolený CMS sa spočiatku nemusí prejaviť ako problém. Komplikácie často prídu až vtedy, keď treba pridať nový jazyk, zapojiť viacerých redaktorov, prepojiť web s externým systémom alebo vykonať väčšiu aktualizáciu.

Neexistuje jeden najlepší CMS pre všetky webové projekty. Správnym riešením je systém, ktorý zodpovedá konkrétnym požiadavkám, schopnostiam správcu a očakávanému vývoju stránky.

1. Výber CMS ešte pred definovaním požiadaviek

Jednou z najčastejších chýb je rozhodnutie typu:

„Web vytvoríme vo WordPresse, pretože ho používa každý.“

alebo:

„Použijeme Joomla, pretože s ňou máme skúsenosti.“

Takéto rozhodnutie môže byť správne, ale až po posúdení potrieb projektu. Najprv treba vedieť, čo má web robiť, a až potom vyberať technológiu.

Pred výberom CMS si treba odpovedať najmä na tieto otázky:

• Aké druhy obsahu bude web obsahovať?
• Koľko ľudí ho bude spravovať?
• Budú potrebné rôzne používateľské oprávnenia?
• Má byť web viacjazyčný?
• Bude obsahovať členskú zónu, katalóg, rezervácie alebo internetový obchod?
• S akými externými službami sa má prepájať?
• Ako často sa bude obsah aktualizovať?
• Aký rozvoj sa očakáva počas nasledujúcich rokov?

V odbornej literatúre o Joomla sa rovnaká zásada vyjadruje jednoducho: vhodnosť systému závisí od toho, čo chcete vytvoriť, aké máte skúsenosti a koľko času môžete projektu venovať.

2. Zamieňanie CMS a webového buildera

Klasické open-source CMS, ako sú Joomla, WordPress alebo Drupal, fungujú odlišne než cloudové platformy a webové buildery.

Pri samostatne prevádzkovanom CMS si spravidla môžete vybrať hosting, upravovať zdrojový kód, pracovať s databázou a meniť poskytovateľa služieb. Cloudová platforma naopak poskytuje editor, hosting, aktualizácie a ďalšie služby ako jeden celok.

Obidva prístupy majú svoje výhody. Problém vzniká vtedy, keď používateľ očakáva od cloudového buildera rovnakú prenositeľnosť a technickú kontrolu ako od samostatne hostovaného CMS.

Wix napríklad uvádza, že stránky vytvorené jeho technológiou musia byť prevádzkované na serveroch Wix. Obsah databázových kolekcií možno exportovať do CSV, ale celý web nemožno jednoducho preniesť na ľubovoľný hosting ako bežnú inštaláciu open-source CMS.

Pri rozhodovaní preto treba rozlišovať medzi:

3. Rozhodovanie iba podľa popularity

Veľká používateľská základňa môže znamenať viac návodov, rozšírení a dostupných odborníkov. Popularita však sama osebe nehovorí, či je systém vhodný pre konkrétny projekt.

Jednoduchý firemný web, rozsiahly magazín, mestský portál, členská stránka a internetový obchod majú rozdielne požiadavky. Rovnako sa líšia potreby jednotlivca, ktorý si spravuje stránku sám, a organizácie s desiatkami redaktorov.

Namiesto otázky „Ktorý CMS je najpopulárnejší?“ je vhodnejšie položiť si otázky:

• Pokrýva systém potrebné funkcie už v základe?
• Dokáže pracovať s požadovanou štruktúrou obsahu?
• Existujú preň kvalitné a udržiavané rozšírenia?
• Máme k dispozícii človeka, ktorý ho dokáže spravovať?
• Budeme ho vedieť aktualizovať aj o niekoľko rokov?

4. Výber podľa vzhľadu ukážkovej šablóny

Ukážková stránka môže pôsobiť moderne, ale väčšinou prezentuje predovšetkým možnosti konkrétnej šablóny, frameworku alebo vizuálneho editora. Nehovorí veľa o kvalite samotného CMS.

Atraktívne demo môže zakrývať:

• veľké množstvo nainštalovaných rozšírení,
• zložitú konfiguráciu,
• pomalé načítavanie,
• závislosť od jedného výrobcu,
• komplikovanú aktualizáciu,
• nepraktickú správu obsahu.

Vzhľad webu možno zmeniť. Oveľa ťažšie sa mení spôsob, akým sú uložené články, kategórie, používatelia, objednávky alebo vlastné údaje.

Pri skúšaní šablóny preto treba preveriť aj administráciu. Redaktor by mal dokázať upraviť bežný obsah bez toho, aby musel rozumieť zložitému rozloženiu stránky alebo zdrojovému kódu.

5. Podcenenie štruktúry obsahu

CMS nie je iba textový editor. Jeho dôležitou úlohou je organizovať obsah a vytvárať medzi jednotlivými údajmi vzťahy.

Pred výberom systému treba navrhnúť aspoň základný obsahový model:

• články a kategórie,
• produkty a parametre,
• udalosti a termíny,
• osoby a pracovné pozície,
• prevádzky a kontaktné údaje,
• kurzy, lekcie a používatelia,
• dokumenty a ich verzie.

Ak sa všetky informácie ukladajú iba do voľného textu, neskôr sa ťažko filtrujú, vyhľadávajú a opakovane zobrazujú.

Pri rozsiahlejšom projekte treba preveriť, či CMS podporuje:

• vlastné polia,
• vnorené kategórie,
• tagy,
• verzie obsahu,
• plánované publikovanie,
• pracovné postupy schvaľovania,
• väzby medzi jednotlivými typmi údajov.

6. Ignorovanie používateľov a oprávnení

Pri malom webe býva jediným používateľom administrátor. Organizácia však môže potrebovať redaktorov, editorov, schvaľovateľov, správcov jednotlivých sekcií alebo externých spolupracovníkov.

Nesprávne zvolený systém môže viesť k tomu, že všetci používatelia dostanú administrátorské oprávnenia, hoci ich nepotrebujú. To zvyšuje riziko neúmyselných zmien aj bezpečnostných problémov.

Treba preveriť, či CMS umožňuje samostatne nastaviť:

• kto môže obsah vytvárať,
• kto ho môže upravovať,
• kto ho môže publikovať,
• kto spravuje používateľov,
• kto má prístup ku konkrétnym kategóriám,
• kto vidí neverejný obsah.

WordPress používa systém rolí a oprávnení, ktorým správca určuje, aké činnosti môžu používatelia vykonávať. Rozsah a podrobnosť týchto možností sa však medzi jednotlivými CMS líšia.

7. Viacjazyčnosť sa rieši až po vytvorení webu

Pridanie ďalšieho jazyka nie je iba preloženie niekoľkých článkov. Viacjazyčný web môže vyžadovať:

• samostatné jazykové menu,
• preklady kategórií a modulov,
• jazykové prepojenia medzi článkami,
• odlišné kontaktné údaje,
• preklady systémových textov,
• správne jazykové URL adresy,
• osobitné metadáta pre každý jazyk.

Ak sa viacjazyčnosť začne riešiť až po naplnení webu, môže byť potrebná rozsiahla prestavba jeho štruktúry.

Joomla má mechanizmy pre viacjazyčný obsah a jazykové asociácie priamo vo svojom ekosystéme. Pri iných riešeniach môže byť potrebný doplnok alebo samostatná služba. Preto treba viacjazyčné požiadavky preveriť ešte pred vytvorením kategórií, menu a obsahu.

8. Predstava, že bezplatný CMS znamená bezplatný web

Open-source CMS môže byť dostupný bez licenčného poplatku, ale jeho nasadenie a prevádzka nie sú úplne bez nákladov.

Do celkových nákladov môžu patriť:

• doména a hosting,
• platená šablóna,
• komerčné rozšírenia,
• návrh dizajnu,
• vývoj a konfigurácia,
• migrácia pôvodného obsahu,
• pravidelná údržba,
• zálohovanie,
• bezpečnostný dohľad,
• školenie používateľov,
• budúce úpravy a aktualizácie.

Pri cloudových platformách môže byť vstupná cena nízka, ale niektoré funkcie sú dostupné iba vo vyššom programe. Pri open-source systéme zase môže byť potrebná odborná technická správa.

Preto treba porovnávať celkové náklady počas niekoľkých rokov, nie iba cenu prvotného vytvorenia stránky.

9. Spoliehanie sa na veľké množstvo rozšírení

Bohatý katalóg doplnkov je výhodou, ale nie každé rozšírenie je kvalitné, bezpečné a dlhodobo udržiavané.

Pred inštaláciou treba preveriť:

• dátum poslednej aktualizácie,
• podporované verzie CMS a PHP,
• históriu vydaní,
• dostupnosť technickej podpory,
• bezpečnostné oznámenia,
• spôsob aktualizácie,
• kvalitu dokumentácie,
• možnosť exportovať údaje.

WordPress vo svojej dokumentácii upozorňuje, že plugin, ktorý nebol aktualizovaný pre aktuálnu verziu systému, môže byť nekompatibilný alebo jeho kompatibilita nemusí byť známa.

Každý ďalší doplnok zároveň rozširuje počet prvkov, ktoré treba aktualizovať, testovať a zabezpečiť. Praktickým pravidlom je používať iba tie rozšírenia, ktoré majú pre projekt jasný význam.

10. Ignorovanie budúcej údržby

Web nie je hotový v deň spustenia. CMS, šablóny, rozšírenia, PHP a databázový server sa ďalej vyvíjajú.

Ešte pred výberom systému treba určiť:

• kto bude sledovať dostupné aktualizácie,
• kto bude vytvárať zálohy,
• kde sa budú aktualizácie testovať,
• kto vyrieši nekompatibilitu rozšírení,
• ako rýchlo sa budú inštalovať bezpečnostné opravy,
• čo sa stane, keď pôvodný dodávateľ prestane poskytovať podporu.

Oficiálna dokumentácia Drupalu zdôrazňuje, že bezpečnostné aktualizácie jadra, modulov a tém treba pravidelne aplikovať. Údržba sa pritom netýka iba CMS, ale aj PHP, databázy a serverového prostredia.

Podobne WordPress poskytuje samostatnú správu aktualizácií jadra, pluginov a tém. Samotná existencia automatických aktualizácií však nenahrádza zálohovanie a kontrolu funkčnosti webu po zmene.

11. Neoverenie technických požiadaviek a hostingu

Nie každý hosting je vhodný pre každý CMS. Problémom môže byť:

• nepodporovaná verzia PHP,
• nízky pamäťový limit,
• chýbajúce PHP rozšírenia,
• nedostatočný výkon databázy,
• obmedzený prístup k serveru,
• chýbajúca podpora plánovaných úloh,
• nemožnosť používať Composer alebo príkazový riadok.

Drupal napríklad uvádza konkrétne požiadavky na webový server, databázu, PHP a Composer. Pri profesionálnom projekte preto nestačí overiť, že hosting „podporuje PHP“; musí podporovať konkrétnu verziu a spôsob správy zvoleného systému.

Technické požiadavky treba porovnať s ponukou hostingu ešte pred začiatkom vývoja.

12. Ignorovanie exportu údajov a budúcej migrácie

Používateľ by mal vedieť, v akom formáte sú uložené jeho údaje a ako ich môže získať.

Treba preveriť možnosť exportovať:

• články a stránky,
• kategórie a tagy,
• používateľov,
• produkty a objednávky,
• vlastné polia,
• obrázky a dokumenty,
• URL adresy a metadáta.

WordPress dokáže vytvoriť exportný XML súbor s článkami, stránkami, komentármi, vlastnými poľami, taxonómiami, menu a vlastnými typmi obsahu. Rozsah exportu doplnkových údajov však môže závisieť od použitých rozšírení.

Pri platformách typu SaaS môže byť dostupný export vybraného obsahu, nie však celej aplikácie alebo vzhľadu stránky. Preto treba rozlišovať medzi vlastníctvom obsahu a možnosťou preniesť celý web bez prestavby.

13. Posudzovanie iba návštevníckej časti webu

Pri výbere CMS sa veľa pozornosti venuje tomu, ako bude stránka vyzerať pre návštevníka. Rovnako dôležité je však administračné rozhranie.

Redaktori by mali vyskúšať:

• vytvorenie článku,
• vloženie obrázka,
• zmenu menu,
• publikovanie dokumentu,
• úpravu SEO údajov,
• prácu s kategóriami,
• vyhľadanie staršieho obsahu,
• obnovenie predchádzajúcej verzie.

Systém, ktorý vyhovuje vývojárovi, nemusí byť praktický pre zamestnanca, ktorý ho bude používať každý deň. Príliš komplikovaná administrácia vedie k chybám, obchádzaniu pravidiel a závislosti od dodávateľa.

14. Spustenie projektu bez skúšobného prototypu

Prezentácia alebo zoznam funkcií nenahradia praktickú skúsenosť. Pred definitívnym rozhodnutím je vhodné vytvoriť malý skúšobný web.

Prototyp by mal obsahovať:

• jednu reálnu kategóriu,
• niekoľko typických článkov,
• menu,
• formulár,
• používateľské roly,
• ukážku mobilného zobrazenia,
• jedno plánované prepojenie,
• skúšobnú zálohu a aktualizáciu.

Takýto test môže odhaliť obmedzenia, ktoré nie sú viditeľné v reklamných materiáloch ani v ukážkovej šablóne.

Ako postupovať pri správnom výbere CMS

Pred rozhodnutím je vhodné pripraviť jednoduchú hodnotiacu tabuľku.

Každému kritériu možno prideliť dôležitosť a jednotlivé systémy následne porovnať podľa rovnakých pravidiel. Takýto postup je objektívnejší než rozhodovanie podľa popularity alebo vzhľadu ukážkovej stránky.

Záver

Najväčšou chybou pri výbere CMS je hľadanie univerzálneho víťaza. Rôzne systémy riešia rozdielne potreby a každý z nich prináša určité výhody, obmedzenia a nároky na správu.

Správny CMS by mal:

• zodpovedať štruktúre a cieľom projektu,
• umožňovať jednoduchú každodennú správu,
• podporovať potrebné oprávnenia a jazyky,
• mať jasný spôsob aktualizácie,
• poskytovať udržiavané rozšírenia,
• umožňovať export údajov,
• fungovať na dostupnom technickom prostredí,
• zostať udržateľný aj po niekoľkých rokoch.

Nie je dôležité vybrať systém s najväčším počtom funkcií. Dôležité je vybrať systém, ktorý požadované funkcie poskytne s primeranými nákladmi, zložitosťou a rizikom.